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Betriebsprüfung und Kassen-Nachschau zusammengefasst

Kurz & Knapp: Mit dieser Vorbereitung sehen Sie einer Prüfung gelassen entgegen.

Jeder hat von ihr gehört oder sie bereits selbst erlebt: Die Betriebsprüfung oder die seit 1.1.2018 eingeführte Kassennachschau. Wir möchten Ihnen kurz erläutern, was beides  unterscheidet, wie sie ablaufen und warum es sich lohnt, ruhig zu bleiben und vorbereitet zu sein. 

Betriebsprüfung

Das Finanzamt meldet sich mit schriftlicher Vorankündigung für eine Prüfung Ihres Betriebes an. Ankündigung und Prüfung liegen meist bis zu 4 Wochen auseinander. Geprüft werden alle relevanten Sachverhalte der letzten 3 Jahre (unter Umständen mehr), die in der Ankündigung genannt wurden. In der Regel liegt der Fokus auf der Umsatzsteuer. Hier wird es interessant: Sind die Aufzeichnungen aus Unterlagen, Kassenbuch (täglich zu führen!), Kassensystem und Wareneinsätze auffällig oder ergeben kein stimmiges Bild, steht man schon kurz vor der Hinzuschätzung und damit vor einer Steuernachzahlung.

Problematik am Beispiel Fassbier:

Der Schankverlust, das Einladen von Stammgästen (*Tipp der Steueroptimisten am Ende des Artikels) und Mitarbeiterfreigetränke zum Feierabend werden nicht täglich festgehalten und somit nicht aus dem Wareneinsatz herausgebucht: 

Vereinfachte Rechnung: 3l Bier/ Tag * 250 Öffnungstage * 3 Jahre = 2250l Bier = 45 Fässer á 80,- Euro EK = 3600,- Euro Einkaufspreis.

Aus den 3.600,- Euro netto Einkaufspreis hätten Sie nach vereinfachter Kalkulation einen Umsatz von 10.538,64 Euro brutto gemacht. Darin sind 1.682,64 Euro Umsatzsteuer enthalten. 

Daraus ergeben sich nun mehrere Probleme:
  • Steuernachzahlung von mindestens 1.682,64 Euro auf einen Umsatz, der nie in Ihre Tasche geflossen ist.
  • Wareneinsatz ist falsch, damit ist auch Ihre Kalkulation hinfällig.
  • Mehrere solcher Funde lassen Ihre ganze Buchhaltung mangelhaft wirken und die Gefahr besteht, dass alles verworfen wird. > Hinzuschätzung in großem Maße

Kurz: Die Betriebsprüfung ist für viele Unternehmer/innen aus bargeldintensiven Betrieben ein sensibles Thema. Die Dokumentation aller Vorgänge aus mindestens 3 Jahren kann im hektischen Alltag schon mal in den Hintergrund geraten. Wir von Steueroptimist kennen diese Herausforderung aus der Praxis nur zu gut. Doch leider nimmt das Finanzamt auf Ihre betrieblichen Abläufe und Besonderheiten wenig Rücksicht. Da kann die Lust an der Gastronomie und am Unternehmertum schon mal verloren gehen, wenn die Nachzahlung gefühlt ungerecht ausfällt. Wie Sie Ihr Hotel oder Restaurant dennoch sicher und gewinnbringend führen, erläutern wir Ihnen gerne bald persönlich vor Ort: Hier kostenfrei und unverbindlich Rückruf anfordern.

Kassennachschau

Im Gegensatz zur Betriebsprüfung kann die Kassennachschau unangekündigt zu den üblichen Betriebszeiten erfolgen. Es kann also sein, dass bei voller Terrasse jemand den Finanzamtausweis vorzeigt und Einblick in die Kassenaufzeichnungen haben möchte. Jetzt wird Tacheles gesprochen: 

  • Gibt es zu allen Einnahmen entsprechende Belege oder Nachweise? 
  • Laut Aufzeichnung sollen 600 Euro in der Kasse sein, es sind jedoch 750 Euro – Was nun? 
  • Das Kassenbuch wurde vor 4 Tagen das letzte Mal geführt, weil Sie einige Tage nicht im Haus waren. – Ist das problematisch?
  • Gibt es eine Verfahrensdokumentation?

Diese und viele andere “Kleinigkeiten” entscheiden, ob die Kassen-Nachschau bei entsprechenden Anfangsverdacht nahtlos in eine Betriebsprüfung übergehen wird oder nicht.

Unser Tipp: Gute Vorbereitung und ein harmonisches Miteinander während des Besuchs sind die halbe Miete. Am besten Sie rufen Ihre Steuerberatung direkt an, sodass Sie das Gespräch gemeinsam führen können. Falls das nicht möglich sein sollte, bleiben Sie dennoch ruhig, sachlich und geben die gewünschten Informationen heraus. Im Gespräch beantworten Sie exakt die gestellten Fragen.

Bei Fragen zur Umsetzungen stehen wir von Steueroptimist Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Holen Sie sich eine zweite Meinung von Gastronomie-Steuerexperten aus Ihrer Nähe.

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*Tipp: Das Einladen von Stammgästen stellt eine Marketingausgabe dar und reduziert so Ihre Steuerlast. Bitte nur richtig in der Kasse buchen 😉

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