Jede/r Unternehmer/in möchte Begegnungen mit der Finanzbehörde am besten ganz gelassen angehen. Mit einer guten Vorbereitung ist das möglich. Wir geben Ihnen hier einen Überblick, wie sichere Kassenführung im Jahr 2020 gelingt. Dieser Artikel wird regelmäßig aktualisiert.
TSE – Technische Sicherheitseinrichtung
Die TSE ist seit dem 1.01.2020 für alle Kassenarten (außer offene Ladenkasse) verpflichtend. Sie schützt die Kassendaten vor nachträglicher Manipulation.
TSE Nichtbeanstandungsfrist
Die Nichtbeanstandungsfrist bis zum 30.09.2020 wurde jetzt auf den 31.03.2020 verlängert. Hintergrund sind fehlende Online-TSE für cloudbasierte Kassensysteme.
Achtung: Sie müssen bis zum 30.09.2020 Ihre Kasse mit der TSE ausgerüstet oder eine solche bestellt haben. In Berlin, Brandenburg, Sachsen, Niedersachsen und Rheinland-Pfalz sogar bis zum 31.08.2020. In jedem Fall muss ein Nachweis darüber in der Verfahrensdokumentation hinterlegt sein. Falls die Inbetriebnahme nicht bis zum 30.09.2020 erfolgen kann, lassen Sie sich das von Ihrem Händler schriftlich bestätigen. Dieser Nachweis gehört ebenfalls in die Verfahrensdokumentation.
Unternehmer/innen, die ab dem 1.10.2020 keine TSE in die Kasse eingebaut oder diese bestellt haben, verstoßen gegen die Kassensicherungsverordnung. Damit kann die Buchhaltung im Falle einer Betriebsprüfung verworfen werden. Es kommt zu Hinzuschätzungen.
Belegausgabepflicht
Bitte lesen Sie hierzu unseren separaten Blogeintrag „Belegausgabepflicht“
Kassen-Nachschau
Über die Kassen-Nachschau und den großen Bruder Betriebsprüfung haben wir Ihnen alle wichtigen Infos hier zusammengestellt: Betriebsprüfung und Kassen-Nachschau
Kassenbuch
Besonders diesen Part müssten wir auf mind. 2 Seiten ausführen. Das geht jedoch an unserem Ziel vorbei, es für Sie möglichst kurz und knapp zu erläutern, was für Sie wichtig ist. Vorab: Wir empfehlen jedem Unternehmer/in ein Kassenbuch zu führen. Warum, erläutern wir Ihnen gerne persönlich am Telefon.
Hier nur die wichtigsten Kriterien:
- Alle Einträge in die Geschäftsbücher müssen einzeln, korrekt, vollständig, geordnet und zeitgerecht erfolgen (siehe § 146 Absatz 1 Satz 1 AO).
- Alle Einnahmen und Ausgaben in bar muss der Gastronom täglich erfassen (siehe 146 Absatz 1 Satz 2 AO). Ausnahmen sind hier nur bedingt möglich.
- Nachträgliche Eintragungen dürfen nicht unkenntlich gemacht werden. >> Kassenbuch in Excel führt zum Verwerfen der Buchhaltung!
- Fehlerhafte Eintragungen dürfen durchgestrichen werden, müssen aber sichtbar bleiben. >> Ein Kassenbuch ohne nachträgliche Korrekturen ist unglaubwürdig.
- Das Kassenbuch muss von Ihnen selbst geführt werden. Eine Delegierung z.B. an die Steuerkanzlei ist nicht zulässig.
Aus Gründen der Übersichtlichkeit sind das nur einige Kriterien für ein sicheres Kassenbuch.
Sie sind unsicher, ob Sie ihr Kassenbuch korrekt führen? Wir prüfen Ihre Buchhaltung, bevor es das Finanzamt tut. So können mögliche Fehler frühzeitig erkannt und Hinzuschätzungen vermieden werden. Spezialisierte Steuerberater/innen bewahren Sie vor möglichen Nachzahlungen. Kontaktieren Sie uns kostenfrei und unverbindlich unter beratung@steueroptimist.de oder direkt mobil unter 017677619317.
Kassensturzfähigkeit
Die Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein Dritter (z.B. Finanzbeamte) jederzeit in der Lage ist, den Soll-Bestand der Kasse mit dem Ist-Bestand zu vergleichen.
Dazu müssen u.a.:
- Die Kassenbestände täglich gezählt werden.
- Jede Entnahme und Einlage müssen mit einem Eigenbeleg belegt sein. Und das unmittelbar bei Entstehen des Geschäftsvorfalls.
Ist die Kassensturzfähigkeit nicht gewährleistet, sind die Aufzeichnungen formell und materiell mangelhaft. Es kommt zu Hinzuschätzungen.
Kassensicherungsverordnugn
Die Kassensicherungsverordnung in eine Verordnung des Finanzministeriums. Sie schreibt alle Standards zur Verhinderung von Manipulationen an Registrierkassen verbindlich vor. Zu diesen Standards gehört unter anderem die TSE (siehe oben). Aber auch die Belegausgabepflicht und die Kassenmeldepflicht.
Kassenmeldepflicht
Ab dem 1. Januar 2020 müssen alle verwendeten elektronischen Kassensysteme dem Finanzamt gemeldet werden. Neu angeschaffte Systeme sind innerhalb eines Monats zu melden. Dabei ist die genaue Betriebsstätte des Kassensystems zu berücksichtigen. Dies gilt besonders bei einer Vielzahl an Kassensystemen ( z.B. in größeren Hotelbetrieben mit mehreren F&B Abteilungen).
Verfahrensdokumentation
Hier wird festgehalten, wie alle steuerrechtlichen Vorschriften (zB. GoB, GoBD, AO uvm.) in Ihrer elektronischen Buchführung beachtet werden. Salopp gesagt: Wer darf, was, wie und in welchem System buchen und wo werden diese Informationen abgelegt.
Wie ist eine Verfahrensdokumentation aufgebaut?:
- Allgemeine Beschreibung: Abläufe und Betriebsorganisation
- Anwenderdokumentation: z.B. Programmierhandbücher der Kasse und Bedienungsanleitungen
- Technische Systemdokumentation: Verwendete Hard- und Software und Verwendung von Schnittstellen
- Betriebsdokumentation: Informationen über Datensicherungssysteme, Berechtigungen der Mitarbeiter nach Hierarchien
Ziel der Verfahrensdokumentation ist, dass sich ein sachverständiger Dritter (z.B. Prüfer/in Finanzamt) einen schnellen Überblick über innerbetriebliche buchhalterische Abläufe machen kann.
Kann ich eine Verfahrensdokumentation über Steueroptimist erhalten?
Ja! Gerne erstellen wir Ihnen gemeinsam mit unseren spezialisierten Steuerberater/innen ein individuelles Angebot. Damit Sie in Zukunft noch sicherer und strukturierter wirtschaften können.
Nutzen einer Verfahrensdokumentation über Steueroptimist:
- Kostenreduzierung durch erkennen „eingefahrener“ Wege.
- Alles aus einer Hand in einem Ordner.
- Kassen-Nachschauen oder Betriebsprüfungen gelassen entgehen sehen.
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